Jak przygotować dokument do poświadczenia podpisu i co dzieje się podczas wizyty

Dokument przygotowany pod względem merytorycznym wymaga niekiedy zachowania określonej formy, aby wywołać przewidziane prawem skutki w obrocie cywilnoprawnym. Bez urzędowego potwierdzenia własnoręczności nakreślonego znaku pismo może nie zostać uznane przez sąd, bank lub kontrahenta za spełniające formalne wymogi. Właściwe przygotowanie dokumentacji do tej procedury gwarantuje pewność obrotu prawnego. Weryfikacja tożsamości osoby składającej oświadczenie woli skutecznie zapobiega kwestionowaniu autentyczności dokumentacji w przyszłości. Prawidłowo przeprowadzona czynność chroni interesy majątkowe stron zaangażowanych w dany stosunek prawny, eliminując ryzyko posłużenia się sfałszowanym dokumentem w urzędach czy rejestrach.

Co notariusz sprawdza podczas poświadczenia podpisu?

Notariusz w pierwszej kolejności weryfikuje tożsamość osoby składającej lub uznającej podpis. Podstawą tego badania jest zawsze ważny dokument tożsamości z fotografią. Należą do nich polski dowód osobisty, paszport lub karta pobytu cudzoziemca. Urzędnik państwowy analizuje zgodność danych zawartych w przygotowanym tekście z informacjami widniejącymi w okazanym dokumencie. Weryfikacja obejmuje imię, nazwisko, numer i serię dokumentu tożsamości, a także numer PESEL oraz obywatelstwo stawającego.

Czynność odbywa się przy bezwzględnej fizycznej obecności podpisującego. Strona składa podpis bezpośrednio przed notariuszem albo uznaje wcześniej nakreślony znak za własnoręczny. Fakt ten zostaje następnie szczegółowo odnotowany w treści klauzuli poświadczeniowej. Zgodnie z wytycznymi Prawa o notariacie, klauzula taka zawiera również datę i miejsce dokonania czynności, precyzyjne oznaczenie kancelarii oraz osobisty podpis i pieczęć urzędową notariusza dokonującego poświadczenia.

Przed wizytą w kancelarii należy dokładnie upewnić się, że nazwiska, identyfikatory oraz wszelkie dane adresowe w treści pisma są identyczne z brzmieniem w rejestrach państwowych i dowodzie tożsamości. Drobne rozbieżności w brzmieniu imienia, błędy literowe w nazwisku lub braki w numeracji mogą opóźnić lub całkowicie uniemożliwić skuteczne przeprowadzenie procedury. Notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności, gdy dane wykazują rażącą niespójność, osoba stawiająca budzi wątpliwości co do poczytalności, lub gdy dokument tożsamości po prostu utracił ważność.

Wymogi wobec klientów indywidualnych i przedsiębiorców

Klient indywidualny stawiający się do czynności działa wyłącznie we własnym imieniu i legitymuje się osobistym dowodem tożsamości. Przedsiębiorca reprezentujący osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi dodatkowo wykazać prawidłową podstawę swojego umocowania. Członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością okazują w tym celu aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego. Gdy reprezentant podmiotu działa na podstawie udzielonego wcześniej pełnomocnictwa, jego oryginał podlega szczegółowej analizie urzędnika pod kątem ważności oraz precyzyjnego zakresu nadanych uprawnień.

Do najczęściej przedkładanych w praktyce pism należą różnego rodzaju pełnomocnictwa do czynności majątkowych, oświadczenia w sprawach spadkowych oraz dokumenty rejestrowe kierowane do sądów gospodarczych. Ich ostateczna treść wymaga pełnej spójności danych stron, przedmiotu danej czynności oraz oznaczeń podmiotowych. W przypadku umowy zbycia udziałów w spółce kapitałowej nazwiska wspólników oraz numery KRS muszą precyzyjnie odpowiadać przedłożonym dokumentom tożsamości i aktualnym odpisom z rejestru przedsiębiorców. Podobny rygor formalny dotyczy umów zbycia przedsiębiorstwa oraz wzorów podpisów członków organów składanych do instytucji finansowych.

Wymóg fizycznej obecności stron sprawia, że poświadczenia notarialne podpisu w Warszawie wymagają zaplanowania wizyty w siedzibie kancelarii we właściwych godzinach jej funkcjonowania. Sama procedura obejmuje potwierdzenie autentyczności nakreślonego znaku, a nie tworzenie merytorycznej treści od zera. Notariusz nie bada w tym trybie wewnętrznej zgodności merytorycznej całego dokumentu z prawem w takim stopniu, jak ma to miejsce przy sporządzaniu aktu notarialnego. Pismo przedłożone do weryfikacji nie może jednak zawierać pustych miejsc, nieczytelnych dopisków ani przekreśleń budzących wątpliwości interpretacyjne. Wady formalne na fizycznym dokumencie powstrzymują urzędnika przed sporządzeniem prawidłowej klauzuli.

Czynności dokonywane przez urzędnika państwowego realizowane są w stałych, wyznaczonych godzinach urzędowania po wcześniejszym zweryfikowaniu tożsamości interesantów. Działająca przy ulicy Grzybowskiej 87 na warszawskiej Woli Kancelaria Notarialna Iwona Mieloch obsługuje podmioty w zakresie poświadczania własnoręczności podpisów na dokumentach prywatnych oraz korporacyjnych. Realizowane przez notariusz Iwonę Mieloch procedury uwzględniają rygorystyczne wymogi Prawa o notariacie, obsługując zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorstwa handlowe. Sprawny przebieg zaplanowanej wizyty zależy od prawidłowej weryfikacji tożsamości, kompletnej treści przedkładanego pisma oraz udokumentowania jasnej podstawy umocowania do działania w imieniu podmiotów prawnych i jednostek organizacyjnych.